Patuhi Protokol Kesehatan di New Biasa dengan Bantuan Visitor Management

–>

Suara. com – Berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan Bagian HK. 01. 07/MENKES/328/2020, pelaku bisnis haruslah menerapkan protokol kesehatan di masa new normal. Mulai dibanding perkantoran hingga pusat perbelanjaan harus menerapkan protokol kesehatan untuk menghalangi penularan COVID-19. Area perkantoran & pusat perbelanjaan haruslah melakukan visitor management dengan ketat untuk ketenteraman setiap pengunjung.

Beberapa protokol yang wajib ditaati saat menjalani aktivitas dalam kantor atau saat berkunjung ke mal adalah; wajib mengenakan masker selama di kantor atau pada mal, harus dicek suhu tubuh sebelum masuk ke area pejabat atau mal, tidak berkerumun, dan menjaga jarak dengan orang sekitar. Sedangkan untuk pengelola mal ataupun perkantoran, disarankan untuk melakukan besar hal. Yang pertama yakni sering melakukan disinfeksi area yang sering disentuh pengunjung, dan menggunakan bentuk visitor management.

Disinfeksi area-area seperti kemungkinan masuk mal/kantor, toilet, tombol lift dan pegangan eskalator adalah penting untuk menurunkan resiko penularan virus. Sedangkan penggunaan sistem visitor management juga menjadi penting untuk menetapkan jumlah pengunjung yang ada dan memudahkan pekerjaan administratif. Tak hanya itu, sistem manajemen pengunjung pula punya beberapa kelebihan lainnya. Berikut di antaranya:

1. Screening digital lewat kuesioner

Untuk perusahaan ataupun pusat perbelanjaan yang masih berharta di zona merah, screening ialah hal yang perlu dilakukan buat memastikan karyawan dan pengunjung berkecukupan dalam kondisi sehat. Prosesi screening yang dimaksud meliputi pemeriksaan suhu tubuh, dan mengisi kuesioner seputar kondisi kesehatan. Jika proses itu masih berjalan secara manual, telah pasti akan makan waktu dengan lama dan menghasilkan kerumunan.

Visitor management software mampu memudahkan proses pendataan pengunjung. Tamu yang datang mampu diinput datanya dengan cepat ke sistem oleh resepsionis dan tamu bisa mengisi kuesioner menggunakan tablet yang disediakan di meja resepsionis. Akan lebih baik lagi kalau tersedia kios pendaftaran mandiri. Secara ini tamu bisa mengisi kuesioner tanpa melalui resepsionis, dan mengisinya di ponsel masing-masing.

2. Sistem visitor management otomatis menyimpan masukan tamu

Sistem manajemen pengunjung bisa me ID card lengkap dengan barcode-nya. Saat resepsionis memindai kode di ID card tersebut, sistem akan secara otomatis menampilkan data si tamu lengkap dengan foto, mengekalkan kunjungan, hingga kondisi kesehatan sang pemegang ID card.

ID card ini berguna untuk mempercepat proses pendaftaran tamu di kunjungan berikutnya. Secara demikian, staf resepsionis tak menetapkan lagi mencatat data tamu itu. Kuesioner yang diisi tamu nantinya berguna sebagai contact tracing jikalau tamu tersebut ternyata positif COVID-19.

3. Pembatasan jumlah pengunjung

Bagaikan yang disampaikan oleh Gubernur DKI Jakarta Anies Baswedan, kapasitas buat kantor dan mal tidak dapat lebih dari 50%. Untuk kantor mungkin masih bisa diatur sebab staf HR, namun pusat perbelanjaan seperti mal akan sulit menetapkan kapasitasnya tanpa bantuan sistem visitor management.

Adanya sistem manajemen pengunjung meremehkan pengelola mal/kantor/hotel untuk melacak berapa jumlah pengunjung yang ada dalam gedung. Jika nantinya kapasitas 50% hampir terlampau, pengunjung mampu diarahkan untuk menunggu terlebih dahulu di area lobi atau menyusun ulang jadwal kunjungan di asing hari.

4. Reservasi mudah secara visitor management system

Software tadbir pengunjung memudahkan pengelola untuk menyusun jadwal kunjungan. Karyawan bisa mengatur waktu pertemuan di kalender bentuk, mengisi data tamu, tujuan kunjungan, hingga mengirimkan kuesioner kesehatan ke pengunjung via email.

Sistem ini juga memudahkan pengunjung hotel untuk melakukan pemesanan. Dari sisi pengelola hotel, sistem bisa memudahkan pengaturan jumlah maksimal pengunjung dalam satu waktu. Sehingga kapasitas 50% pun tak akan terlampaui.

5. Notifikasi otomatis

Kemudahan berikutnya dari sistem visitor management adalah adanya pemberitahuan secara otomatis bagi karyawan jika tamunya sudah tiba di lobi. Dengan data pengunjung yang sudah direkam lebih dulu dan kuesioner kesehatan yang sudah terisi, proses registrasi pun bisa berjalan lebih cepat.

Canggihnya, sistem ini bisa mengirimkan notifikasi lewat email, SMS, atau WhatsApp karyawan yang memiliki janji dengan tamu tersebut. Dengan ini karyawan bisa menyiapkan segala sesuatunya dengan lebih cepat, seperti misalnya ruangan atau alat presentasi jika diperlukan.

Kesimpulan

Di masa new normal ini, kepatuhan terhadap protokol kesehatan ialah hal yang teramat penting buat mencegah penularan penyakit berbahaya. Pola visitor management bisa membantu Kamu menegakkan protokol tersebut di medan perkantoran hingga pusat perbelanjaan, utamanya untuk pembatasan jumlah pengunjung.

Sumber:   https://www.hashmicro.com/id/blog/tegakkan-protokol-kesehatan-dengan-sistem-visitor-management/